CLIENT: Intern communicatieplan voor Toerisme Vlaanderen

8 October 2020

Vertel het verder

Toerisme Vlaanderen is een overheidsagentschap in constante transitie en had ondanks zijn complexe structuur (verschillende buitenlandkantoren, medewerkers niet fysiek op kantoor, uiteenlopende interne doelgroepen, …) geen verantwoordelijke voor interne communicatie. ECHO kwam aan boord om de interne kennisdeling te verhogen en om de informatiedoorstroom te verbeteren door van een wildgroei aan interne kanalen tot een efficiënte kanalenmix te komen. Daarnaast wilde het Corporate Communicatie team het pad effenen voor een interne communicatie verantwoordelijke die vanaf 2020 aan boord kwam.

 

Part of the team 

ECHO werkte een half jaar gedetacheerd bij Toerisme Vlaanderen als aanspreekpunt voor interne communicatie. We verzorgden de copywriting, creatieve acties en interne kanalen. Daarnaast hadden we een adviserende en inspirerende rol. 

  

Fase 1: Onderzoek en strategie 

Op basis van bestaande audits en eigen interviews brachten we de bestaande interne kanalen, informatiedoorstroom en de werking corporate communicatieteam in kaart. We introduceerden een efficiëntere kanalenmix met onder andere de uitrol van een nieuw en succesvol intranet en legden we de fundering voor een intern communicatieplan. 


Fase 2 : Praktische uitwerking intern communicatieplan en verhoging kennisdeling 

Om oude kanalen uit te faseren en een nieuw overkoepelend intranet uit te rollen, zetten we een samenwerking opzetten tussen IT- en HR afdeling. We zorgden voor een knowledge base en namen de leiding over het strategisch en creatief luik van de lancering in fases. Daarbij kreeg cocreatie een prominente plaat.  


Om interne communicatie een gedragen element te maken van de organisatie stonden we mee aan de basis van een werkgroep intern welbevinden. Deze werkgroep brengt ambassadeurs uit alle hoeken van de organisatie samen om collega’s dichter bij elkaar te brengen met creatieve activaties.  


Fase 3: Aanwerving verantwoordelijke Interne communicatie, onboarding, kennisdeling 

ECHO was betrokken bij het volledig traject van het schrijven van de vacature tot de onboarding.  We hadden een adviserende rol bij de selectieprocedure en zorgden voor een vliegende start in de eerste maanden van de nieuwe interne communicatieverantwoordelijke. Ze werd het gezicht van de lancering van het nieuwe intranet, nieuwe initiatieven en de heldere richtlijnen rond informatie uitwisseling. 


Resultaten

  • Uitfasering wildgroei interne kanalen met nieuwe geïntegreerde kanalenmix inclusief overkoepelend intranet
  • Interne richtlijnen voor interne communicatie met een gezicht en afgelijnde rol
  • Nulmeting interne communicatie
  • Initiatieven voor interne kennisdeling
  • Intern nieuws wordt meer dan dubbel zo vaak gelezen. Meer dan 85% van de medewerkers actief op het nieuwe intranet inclusief de directie
  • Engagement op interne posts groeide met 600% op het einde van ons traject
  • Fundering voor een intern ambassadeurstraject in de toekomst

 

 

Headerbeeld: (C) Milo Profi

Ook interessant!