Bouw een ambassadeursnetwerk in vijf stappen

24 May 2020

Vertel het verder

Het klinkt contradictorisch: onzekere tijden zijn ideaal om je ambassadeursnetwerk op te bouwen. Waarom? Je verhoogt de betrokkenheid - wat welgekomen is nu we weinig in contact komen met collega’s. Je verhoogt je bereik intern en op sociale media. En je verlaagt de onrust door te tonen dat je openstaat voor feedback. Hoe begin je hier nu aan? In amper vijf stappen bouw je al een ambassadeursnetwerk!

1. Identificeren

Ga op zoek naar je topfans. Het zijn de medewerkers die de visie, missie en waarden van je organisatie kennen, snappen én steunen. Ze zijn de trekkers binnen de groep waar collega’s op steunen en vertrouwen. Probeer ervoor te zorgen dat je ambassadeurs hebt in elke afdeling of team. Start met een  afgelijnde groep van tien à dertig medewerkers. Liefst is het een mix van trekkers, mondige collega’s die feedback durven geven, nieuwe medewerkers en oudgedienden.

 

2. In kaart brengen van je interne communicatie  

Hier begint het echte werk! Waarmee moet je zeker rekening houden bij de opstart van een ambassadeursnetwerk?

 

  • Welke interne kanalen heb je?

Denk aan e-mail, een intranet, Microsoft Teams, Slack, … Lijst ze op en kies het kanaal dat je medewerkers al kennen. Ze verwerken in deze tijden al een overload aan informatie, dus keep it simple!

 

  • Wat zijn de verschillende doelgroepen in je organisatie?

Breng je verschillende doelgroepen in kaart, zoals ouder of jonger, techsavvy of niet, deskworker of niet, werkt al dan niet op afstand,...  Hou rekening met die verschillende doelgroepen als je je boodschappen uitwerkt. 

 

  • Welke boodschappen wil je delen met je ambassadeurs?

In het begin kun je gerust focussen op HR-nieuws of klantenupdates. Of vraag feedback over de praktische richtlijnen om terug naar kantoor te gaan na de lockdown. Je kan natuurlijk ook productupdates delen of toffe verhalen uit je organisatie. Informele zaken werken vaak erg goed, zoals leuke oproepen op het intranet om de betrokkenheid te verhogen. Wil je een combinatie van al die dingen? Denk daar goed over na. Op basis daarvan kun je een contentkalender maken.

 

  • Hoe zit het met de noden en KPI’S?

Wat zijn de huidige communicatienoden van je organisatie? Op basis hiervan stel je KPI’s. Wanneer ben je tevreden? Je kunt focussen op je intern bereik, op de externe impact op sociale media of op interactie.

 

  • Welke tone of voice gebruik je?

Hou je communicatie met je ambassadeurs helder maar liefst ook informeel  

 

  • Hoe vaak ga je communiceren met de ambassadeurs?

Start met een keer per week. Merk je dat dit nog niet haalbaar is? Probeer dan twee keer in de maand. Hou het vooral consistent en regelmatig. 

 

  • Hoe zit het met de visuele factor?

Zorg voor een uniforme en kleurrijke branding! Je communicatie naar de medewerkers mag opvallen.

 

  • Wie zijn je  interne stakeholders?

Wie heb je nodig om je ambassadeursnetwerk op te starten? Denk aan HR, IT, communicatiemedewerkers en marketing.

 

3. Lancering van je intern ambassadeursnetwerk

Lanceren is een proces met vallen en opstaan dat tijd in beslag neemt. Wees dus zeker niet ontmoedigd als je niet meteen iedereen mee hebt!

Begin bijvoorbeeld op een toffe wedstrijd op je intranet die je ambassadeurs kunnen ondersteunen. Door social distancing werken we nog even niet samen op kantoor. Zorg er dus voor dat je creatief en origineel uit de hoek komt. Denk aan een toffe kick-off met een applaudisseermomenten voor je collega’s of een leuk kaartje.

 

4. Evalueer

Evalueer continu en stuur bij waar nodig. Denk aan vragen zoals: Hoe zit het met de tone of voice? Worden de boodschappen verder verspreid? Kan de ambassadeursgroep uit de voeten met het gekozen kanaal? Krijg je positieve feedback en is er vaak interactie?

 

5. Breid uit

Wanneer kun je die kleine startgroep ambassadeurs groter maken? De kans is groot dat je na een tijdje vanzelf vragen krijgt van collega’s. Is dat niet zo en is je startgroep al goed op weg? Doe een oproep naar vrijwilligers en geef mee waar het ambassadeursnetwerk naartoe werkt.

 

Kunnen we je helpen met vrijblijvend advies over ambassadeurs in jouw organisatie? Contacteer onze COVID-HOTLINE via hello@weareecho.be of +32 0498144836.

 

Wil je meer info over het opzetten van een ambassadeursnetwerk en de voordelen voor je organisatie? Beluister dan onze podcastaflevering uit de reeks van Dift!

Ook interessant!