The return to the office: COVID-19 edition

19 June 2020

Vertel het verder

Uitgestippelde looproutes voor eenrichtingsverkeer, bureaus op anderhalvemeter van elkaar en een flesje ontsmettingsmiddel naast het koffiemachine. Ondanks dat telewerken nog steeds de norm is, zoeken bedrijven stilaan uit hoe we terug op kantoor kunnen werken. Hoe gaat dat in de praktijk? En kan dat wel op een veilige manier? Is jouw organisatie terug office-ready? Maak vaak voorkomende situaties op de werkvloer corona-proof met onze ECHO-tips! 

 

  1.   Wat zijn de regels voor je collega’s tijdens een meeting? En hoe leg je de veiligheidsinstructies uit aan klanten die tot bij jou komen? 

 

Laat je collega’s weten dat je steeds openstaat om vragen te beantwoorden en veiligheidsinstructies te verduidelijken zoals de anderhalvemeter afstand en een strikt clean desk policy. Bereid je collega’s het best voor en maak een draaiboek op waarin ze de afspraken terugvinden die gelden tijdens een meeting. 

Komt de klant tot bij jou voor een meeting? Stuur hem op voorhand een mailtje met daarin de afspraken die van toepassing zijn in jouw organisatie. Laat bovendien ook tijdig weten wat hijzelf kan voorzien op verplaatsing, zoals een eigen mondmasker, alcoholgel en/of handschoenen.   

 

  1.     De ene werkt collega werkt al op kantoor, de andere niet… Hoe communiceer je naar beiden op een duidelijke manier?

 

Op drie maand tijd hebben we onze digitale skills naar een hoger niveau gebracht. Communicatietools zoals Slack, Zoom & Teams hebben we intussen al onder de knie.  Maar omdat een deel van de collega’s terug naar op kantoor werkt en een ander deel niet, verloopt de communicatie misschien wat stroef. 

Plan een meeting in met je team, op Zoom of Teams, om iedereen op dezelfde ‘communicatiegolflengte’ te krijgen. Ben je met een te grote groep om via Zoom te vergaderen? Bespreek dan op voorhand in je eigen team of een kleinere groep wat voor hen het makkelijkst is om te communiceren. Zo vermijd je miscommunicatie.   

Heb je een brainstormsessie of een meeting waar je gemakkelijker face-to-face kan werken? Nodig je collega’s uit op een openluchtmeeting waar de social distancing gegarandeerd kan worden zodat iedereen op zijn/haar gemak is! 

 

  1.     Je moet weer naar kantoor, maar je kinderen moeten nog thuisblijven of mogen nog maar parttime naar school. Hoe combineer je dat? 

 

Nooit werkten meer ouders van thuis uit dan nu. Niet enkel hun job, maar ook alle huishoudelijke taken, de zorg voor hun kinderen én de begeleiding van hun schooltaken vallen allemaal samen. Ze hebben een zware periode achter de rug en dus snakken ze naar flexibiliteit.

Communiceer dus duidelijk dat je openstaat voor een flexibele thuiswerkplanning en om oplossingen te bespreken zoals eventuele verschuivingen van deadlines of extra vakantiedagen.

 

  1.     Hoe staan we er momenteel voor als bedrijf? Wordt mijn werk hierdoor beïnvloed?

 

Boodschap van algemeen nut: wees open, eerlijk en zorg voor een een transparante communicatie. Het is normaal dat iedereen met vragen en onzekerheden zit. Thema’s zoals de impact op lonen, werkuren, terugkeer naar het werk, … zullen zeker aan bod komen. Probeer zoveel mogelijk duidelijkheid te scheppen over de huidige situatie en blijf streven naar een open sfeer! 

 

  1. Wie werkt wanneer op kantoor?

 

Met z’n allen terug naar kantoor zit er nog even niet in. Sommige bedrijven keren daarvoor terug naar het systeem van kleine ‘privékantoren’. Daarvoor zal een deel van de collega’s van thuis uit werken, en een ander deel op kantoor. Maak daarom een wisselsysteem waarbij beide groepen regelmatig kunnen afwisselen. 

 

  1. Corona-proof kantoor pakket? 

 

Verwelkom je collega’s op een veilige, maar originele manier terug op kantoor met mondmaskers en alcoholgel. Zorg dat ze zich ook veilig voelen op kantoor door op voldoende strategische plekken alcoholgel te plaatsen (denk aan: het koffiemachine, de toiletten, keuken ,...). Heb je een meeting op verplaatsing? Plaats dan een flesje alcoholgel en een aantal mondmaskers in de poolcar!  

 

Verbindend leiderschap en een heldere bedrijfscultuur: het wordt in het ‘anderhalvemeterwerken’ belangrijker dan ooit. Wil je jouw organisatie ook office-ready maken? Neem contact op met ECHO!

 

Ook interessant!